Αίτημα σε Δήμο ή Δημόσια Υπηρεσία: Τι γράφω και ποια λάθη αποφεύγω
Ένας απλός οδηγός για να υποβάλεις σωστά ένα γραπτό αίτημα, να ζητήσεις αριθμό πρωτοκόλλου, να κρατήσεις αποδεικτικά και να αποφύγεις τα πιο συνηθισμένα λάθη που καθυστερούν την απάντηση.
Όταν υπάρχει ένα πρόβλημα στην καθημερινότητα, όπως χαλασμένος φωτισμός, λακκούβα, εγκαταλελειμμένο όχημα, θόρυβος, σκουπίδια ή ανάγκη για κάποιο δημόσιο έγγραφο, το πιο σωστό βήμα είναι να γίνει γραπτό αίτημα.
Το αίτημα πρέπει να είναι απλό, καθαρό και να ζητά πάντα αριθμό πρωτοκόλλου. Ο αριθμός πρωτοκόλλου είναι το βασικό αποδεικτικό ότι η υπηρεσία παρέλαβε το αίτημα.
Βρίσκω, όσο μπορώ, την αρμόδια υπηρεσία
Προσπαθώ να δω ποιος φορέας είναι υπεύθυνος: Δήμος, Περιφέρεια,
Αστυνομία, Πυροσβεστική ή άλλη υπηρεσία.
Σημαντικό: Αν το αίτημα υποβληθεί σε αναρμόδια υπηρεσία,
η υπηρεσία οφείλει να το διαβιβάσει στην αρμόδια μέσα σε τρεις (3) ημέρες
και να ενημερώσει τον πολίτη.
Παράδειγμα: Για χαλασμένο δημοτικό φωτισμό απευθύνομαι στον Δήμο.
Γράφω καθαρό θέμα
Το θέμα πρέπει να λέει ακριβώς τι ζητάω, χωρίς υπερβολές και γενικότητες.
Παράδειγμα: «Αίτημα για επισκευή χαλασμένου φωτιστικού σώματος
στην οδό Παπαδιαμάντη 12».
Περιγράφω το πρόβλημα με στοιχεία
Αναφέρω τι συμβαίνει, πού βρίσκεται, από πότε υπάρχει και γιατί χρειάζεται ενέργεια.
Παράδειγμα: «Το φωτιστικό δεν λειτουργεί τις τελευταίες δύο εβδομάδες
και το σημείο είναι σκοτεινό τις βραδινές ώρες».
Ζητώ συγκεκριμένη ενέργεια
Δεν γράφω μόνο το πρόβλημα. Ζητώ καθαρά τι θέλω να γίνει.
Παράδειγμα: «Παρακαλώ να γίνει έλεγχος και αποκατάσταση της βλάβης».
Ζητώ αριθμό πρωτοκόλλου και γραπτή απάντηση
Στο τέλος γράφω ξεκάθαρα ότι ζητώ πρωτοκόλληση και ενημέρωση.
Παράδειγμα: «Παρακαλώ για την πρωτοκόλληση του αιτήματος
και για γραπτή ενημέρωση σχετικά με τις ενέργειές σας».
Τα συνηθισμένα λάθη που κάνουμε σε ένα αίτημα
Λάθη στο περιεχόμενο
- Γράφουμε αόριστο θέμα, όπως «Παράπονο» ή «Πρόβλημα στη γειτονιά».
- Δεν αναφέρουμε ακριβή διεύθυνση ή σημείο.
- Δεν εξηγούμε από πότε υπάρχει το πρόβλημα.
- Γράφουμε μεγάλο κείμενο χωρίς σαφές αίτημα.
- Χρησιμοποιούμε έντονο ή προσβλητικό ύφος αντί για πραγματικά στοιχεία.
Λάθη στη διαδικασία
- Δεν ζητάμε αριθμό πρωτοκόλλου.
- Μένουμε μόνο σε τηλεφωνική αναφορά χωρίς γραπτό αποδεικτικό.
- Δεν κρατάμε αντίγραφο του αιτήματος.
- Δεν κρατάμε φωτογραφίες ή άλλα αποδεικτικά.
- Στέλνουμε νέο αίτημα χωρίς να αναφέρουμε το προηγούμενο πρωτόκολλο.
Υπόδειγμα απλής αίτησης
Προς: Δήμο __________ / Αρμόδια Υπηρεσία __________
Θέμα: Αίτημα για ______________________
Παρακαλώ να εξετάσετε το αίτημά μου σχετικά με ________________________________________.
Το πρόβλημα βρίσκεται στη διεύθυνση ________________________________________ και υπάρχει από __________________.
Παρακαλώ να γίνει έλεγχος από την αρμόδια υπηρεσία και να πραγματοποιηθούν οι απαραίτητες ενέργειες.
Σε περίπτωση που η υπηρεσία σας δεν είναι αρμόδια, παρακαλώ για τη διαβίβαση του αιτήματος στην αρμόδια υπηρεσία και για τη σχετική ενημέρωσή μου.
Παρακαλώ επίσης για την πρωτοκόλληση του αιτήματος και για γραπτή απάντηση σχετικά με την πορεία του.
Ονοματεπώνυμο: ____________________
Τηλέφωνο: ____________________
Email: ____________________
Ημερομηνία: ____________________
Παράδειγμα συμπληρωμένης αίτησης
Προς: Δήμο Παράδειγμα / Τεχνική Υπηρεσία
Θέμα: Αίτημα για επισκευή χαλασμένου φωτισμού στην οδό Παπαδιαμάντη 12
Παρακαλώ να εξετάσετε το αίτημά μου σχετικά με χαλασμένο φωτιστικό σώμα στην οδό Παπαδιαμάντη 12.
Το πρόβλημα υπάρχει εδώ και περίπου δύο εβδομάδες. Το σημείο παραμένει σκοτεινό τις βραδινές ώρες και δημιουργείται πρόβλημα ασφάλειας για πεζούς και οδηγούς.
Παρακαλώ να γίνει έλεγχος από την αρμόδια υπηρεσία και να αποκατασταθεί η βλάβη.
Σε περίπτωση που η υπηρεσία σας δεν είναι αρμόδια, παρακαλώ να διαβιβάσετε το αίτημα στην αρμόδια υπηρεσία και να με ενημερώσετε σχετικά.
Παρακαλώ για την πρωτοκόλληση του αιτήματος και για γραπτή ενημέρωση σχετικά με τις ενέργειές σας.
Checklist πριν στείλεις το αίτημα
Πού μπορώ να απευθυνθώ
Συνήθεις υπηρεσίες
- Δήμος: φωτισμός, καθαριότητα, λακκούβες, πεζοδρόμια, δημοτικά τέλη.
- Περιφέρεια: μεγάλοι δρόμοι, ρέματα, περιφερειακά έργα.
- Αστυνομία: άμεσος κίνδυνος, τροχαίο ζήτημα, βεβαίωση συμβάντος.
- Πυροσβεστική: κίνδυνος πυρκαγιάς, εγκλωβισμός, επικίνδυνες καταστάσεις.
Αν δεν απαντούν
- Στέλνω υπενθύμιση με αναφορά στον αριθμό πρωτοκόλλου.
- Ζητώ ενημέρωση για την πορεία του αιτήματος.
- Απευθύνομαι στον Συνήγορο του Πολίτη.
- Για θέματα Δήμων, μπορώ να απευθυνθώ και στην αρμόδια εποπτεύουσα αρχή.
Πάντα κρατάμε αποδεικτικά: email, φωτογραφίες, απαντήσεις, αριθμό πρωτοκόλλου και ημερομηνίες. Αυτά είναι που στηρίζουν το αίτημά μας αν χρειαστεί συνέχεια.
Μην ξεχνάς
Πάντα ζήτησε αριθμό πρωτοκόλλου. Χωρίς αυτόν, δεν μπορείς εύκολα να αποδείξεις ότι κατέθεσες το αίτημα και πότε ξεκίνησε η διαδικασία.
Αν η αίτηση σταλεί σε αναρμόδια υπηρεσία, η υπηρεσία οφείλει να τη διαβιβάσει στην αρμόδια μέσα σε τρεις (3) ημέρες και να σε ενημερώσει. Η προθεσμία εξέτασης αρχίζει όταν η αίτηση φτάσει στην αρμόδια υπηρεσία.
Σε πολλές διοικητικές υποθέσεις η απάντηση πρέπει να δίνεται μέσα σε νόμιμη προθεσμία, η οποία συχνά φτάνει έως τις 50 ημέρες και, όταν εμπλέκονται περισσότερες υπηρεσίες, μπορεί να παραταθεί κατά 10 ακόμη ημέρες.
Τι γίνεται όταν ένα αίτημα δεν προχωρά
Αν ένα αίτημα έχει κατατεθεί με αριθμό πρωτοκόλλου, η υπηρεσία οφείλει να το διακινήσει εσωτερικά, να το αναθέσει στο αρμόδιο τμήμα και να το εξετάσει. Η ευθύνη της εσωτερικής ενημέρωσης δεν ανήκει στον πολίτη.
Αν υπάρξει απάντηση όπως «δεν ενημερωθήκαμε», αυτό δείχνει πρόβλημα στη διοικητική διαδικασία (διαβίβαση ή παρακολούθηση του αιτήματος) και μπορεί να οδηγήσει σε υπηρεσιακό έλεγχο.
Τι κάνει ο πολίτης
- Αναφέρει πάντα τον αριθμό πρωτοκόλλου.
- Ζητά έλεγχο της πορείας του αιτήματος.
- Ζητά να ενημερωθεί σε ποιο τμήμα διαβιβάστηκε.
- Ζητά γραπτή ενημέρωση για τις ενέργειες που έγιναν.
Τι αποφεύγει
- Δεν βασίζεται σε προφορικές ενημερώσεις.
- Δεν ξεκινά νέο αίτημα από την αρχή.
- Δεν προσωποποιεί το πρόβλημα.
Ο έλεγχος ξεκινά συνήθως εντός της υπηρεσίας. Αν όμως το αίτημα δεν προχωρά ή δεν υπάρχει απάντηση, ο πολίτης μπορεί να απευθυνθεί στον Συνήγορο του Πολίτη ή στην αρμόδια εποπτεύουσα αρχή, ώστε να ελεγχθεί η τήρηση της διαδικασίας.
Παράδειγμα διατύπωσης: «Το αίτημα έχει κατατεθεί με αριθμό πρωτοκόλλου ΧΧΧ. Παρακαλώ για έλεγχο της πορείας του και για γραπτή ενημέρωση σχετικά με τις ενέργειές σας.»
Χρήσιμο συμπέρασμα
Ένα σωστό αίτημα δεν χρειάζεται να είναι μεγάλο. Χρειάζεται να είναι σαφές, γραπτό, τεκμηριωμένο και πρωτοκολλημένο. Ο αριθμός πρωτοκόλλου είναι το βασικό αποδεικτικό ότι η υπηρεσία παρέλαβε το αίτημά σου και οφείλει να το εξετάσει.